|
| Hình minh họa: Word: Tao nhanh doan van ban |
Có những khi bạn soạn thảo một văn bản mà bạn phải gõ đi gõ lại một vài câu hoặc cụm từ được lặp lại nhiều lần. Cho dù là bạn Copy/ Paste hay gõ lại thì hẳn bạn đầu thấy bất tiện, đặc biệt là khi còn có những phiền hà do phải chuyển đổi giữa kiểu gõ tiếng Việt và tiếng Anh hay các kiểu font chữ khác nhau. Hãy sử dụng tính năng “AutoCorrect” của Word.
Với việc sử dụng “AutoCorrect”, bạn có thể thay thế cả một đoạn văn bản với nhiều kiểu định dạng font, chứa các ký tự (symbol) đặc biệt… bởi một hoặc một số ký tự theo ý của bạn. Để làm việc đó, bạn chỉ việc thực hiện như ví dụ sau đây, thay thế cụm từ “Công ty Liên doanh” bằng “ctld”.
- Hãy gõ đoạn “Công ty Liên doanh”, bôi đen cụm từ này rồi vào menu Tools>AutoCorrect Options. Hộp thoại “AutoCorrect” được gọi ra.
- Chọn tab AutoCorrect, bạn để ý trong khung “Replace text as you type” và phải đảm bảo rằng ô kiểm này đã được đánh dấu. Bạn thấy có hai ô soạn text, ô bên trái là nội dung bạn muốn thay thế, ở đây bạn đã nhìn thấy cụm từ “Công ty Liên doanh”; ô bên trái là cụm từ bạn sẽ dùng để thay thế, bạn hãy gõ vào đó “ctld”.
- Nhấn nút “Add”, bấm Enter hoặc nhấp “Ok”. Bạn đã hoàn thành, từ bây giờ bạn chỉ cần gõ “ctld” và “Công ty Liên doanh” sẽ hiện ra sau khi bạn nhấn dấu cách.
Bạn có thể nghĩ ra những ký tự thay thế cho thuận tiện theo ý mình, nếu bạn sử dụng các ký tự đặc biệt mà bạn ít phải dùng như @, #, $... thì mỗi khi bạn gõ ký tự này ra sẽ thấy đoạn text hiện ra luôn, nhanh chóng và ấn tượng.
Với việc sử dụng “AutoCorrect”, bạn có thể thay thế cả một đoạn văn bản với nhiều kiểu định dạng font, chứa các ký tự (symbol) đặc biệt… bởi một hoặc một số ký tự theo ý của bạn. Để làm việc đó, bạn chỉ việc thực hiện như ví dụ sau đây, thay thế cụm từ “Công ty Liên doanh” bằng “ctld”.
- Hãy gõ đoạn “Công ty Liên doanh”, bôi đen cụm từ này rồi vào menu Tools>AutoCorrect Options. Hộp thoại “AutoCorrect” được gọi ra.
- Chọn tab AutoCorrect, bạn để ý trong khung “Replace text as you type” và phải đảm bảo rằng ô kiểm này đã được đánh dấu. Bạn thấy có hai ô soạn text, ô bên trái là nội dung bạn muốn thay thế, ở đây bạn đã nhìn thấy cụm từ “Công ty Liên doanh”; ô bên trái là cụm từ bạn sẽ dùng để thay thế, bạn hãy gõ vào đó “ctld”.
- Nhấn nút “Add”, bấm Enter hoặc nhấp “Ok”. Bạn đã hoàn thành, từ bây giờ bạn chỉ cần gõ “ctld” và “Công ty Liên doanh” sẽ hiện ra sau khi bạn nhấn dấu cách.
Bạn có thể nghĩ ra những ký tự thay thế cho thuận tiện theo ý mình, nếu bạn sử dụng các ký tự đặc biệt mà bạn ít phải dùng như @, #, $... thì mỗi khi bạn gõ ký tự này ra sẽ thấy đoạn text hiện ra luôn, nhanh chóng và ấn tượng.
So Great! Nhiều khi mình làm đa việc hoặc chỉ là chuyên về excel, access mà đôi khi không còn coi trọng soạn thảo văn bản, (lo luyện võ mà quên ôn văn). Chẳng lẽ khi đụng tới lại phải đi học lại! CÓ chuyên mục này thường xuyên thì quá tuyệt.