|
| Hình minh họa: Giới thiệu về Microsoft Excel 2007 |
Trước tiên hãy làm quen với giao diện mới của Office 2k7. Chúng ta sẽ không còn các thanh menu ngang nữa, thay vào đó là khái niệm về thanh ribbon mới của Microsoft Office với các thành phần là Tabs, Nhóm và Lệnh. Các khái niệm này tôi đã đề cập trong bài viết “làm quen với giao diện Microsoft Office 2k7”
Chúng ta sẽ làm quen thêm một số thuật ngữ trong Excel:
• Workbook: hay còn gọi là một tập tin hay một file excel. Workbook là đơn vị lớn nhất trong excel sẽ bao gồm một hay nhiều sheet
• WorkSheet: là một bảng tính trong workbook, dùng để thao tác và lưu các số liệu (trong phiên bản 2k7, số lượng cột và dòng tăng hơn nhiều so với các phiên bản trước. Cụ thể: gồm 16,384 cột và 1,048,576 dòng.
• ChartSheet: cũng giống như worksheet nhưng chỉ chứa đồ thị
• Sheet tabs: thanh dưới trái của workbook, chứa tên của các sheet
Bây giờ thì bắt đầu với các thao tác đơn giản nhất của Excel:
Tạo tập tin excel mới: bạn chọn cái nút tròn tròn ở góc trái trên (nút Microsoft office button) để mở cửa sổ menu căn bản. Sau đó chọn New để tạo mới một workbook
Tương tự nếu bạn muốn mở một Workbook sẵn có. Bạn chọn Open, rồi chỉ đến đường dẫn lưu file excel của bạn (lưu ý: Office 2k7 có sự tương thích ngược, nghĩa là có thể đọc được các file office 2k3 hoặc 2000)
Nút lệnh Save: cho phép bạn lưu lại workbook hiện hành. Mặc dù Excel 2k7 có chức năng sao lưu tự động sau mỗi 10 phút nhưng khuyên bạn nên cố gắng sao lưu bất cứ khi nào bạn suy nghĩ về chức năng này. Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + S để lưu lại cho nhanh.
Nút lệnh Save as: sử dụng khi bạn muốn lưu file hiện hành thành một file mới mà vẫn muốn giữ lại file gốc.
Nút lệnh Print: cho phép bạn thực hiện các thao tác in ấn file, trong trường hợp bạn muốn xem trước văn bản in, bạn chọn nút lệnh con preview trong nút lệnh print.
Làm việc với excel là bạn làm việc với cột và dòng và ô. Để chèn thêm một ô, một cột hoặc một dòng bạn thực hiện như sau:
- Chọn vị trí ô muốn chèn
- Click phải chuột để mở menu ngữ cảnh, chọn insert. Lúc này sẽ có 4 lựa chọn:
- Shift cells right: chèn thêm 1 ô vào bên phải
- Shift cells down: chèn thêm 1 ô ở dưới
- Entire: chèn thêm một hàng
- Entire: chèn thêm một cột
Khi xóa ô hay cột, dòng, bạn cũng thực hiện tương tự, nhưng ở menu ngữ cảnh bạn nhớ chọn delete thay vì insert.
Làm việc với chữ trong excel cũng giống như trong word, việc định dạng font chữ, kiểu chữ, kích thước chữ, và đóng khung kẻ bảng ta sử dụng nhóm công cụ định dạng ký tự trên thanh ribbon.
Một phần quan trọng khác của bảng tính excel là khả năng tính toán tự động hay còn gọi là công thức. Để bắt đầu một công thức bạn nhập ký tự “=” trước tiên, sau đó là nhập các công thức cần tính. VD: “=A1 + D5 – C7”
Ngoài các công thức với toán tử căn bản + , - , * , / . Excel còn tạo sẵn cho chúng ta các công thức dùng cho việc thống kê. VD: tính tổng cộng, trung bình, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, đếm… Bằng cách sử dụng nhóm công cụ thống kê Autosum.
Ví dụ về cách sử dụng các hàm thống kê:
Trong trường hợp bạn muốn in ra các công thức để dễ bề so sánh hoặc kiểm tra đối chiếu số liệu bạn thực hiện như sau. Vào tabs “fomulas” chọn icon: “ show fomulas” trong nhóm “formula auditing”. Bạn sẽ được bảng như sau:
Vậy là các bạn đã biết được cơ bản về cách sử dụng excel 2k7 rồi. Vì giới hạn diện tích dành cho thủ thuật IT có hạn. Hẹn các bạn ở các bài viết sau tôi sẽ giới thiệu các hàm cao cấp hơn của excel cũng như cách tạo biểu đồ trong excel.
Xin chào và hẹn gặp lại.
