|
| Hình minh họa: 25 cách để sắp xếp nơi làm việc gọn gàng |
1. Dọn ngăn nắp mỗi ngăn bàn, bỏ những gì không cần thiết và chỉ giữ lại những giấy tờ có liên quan đến công việc.
2. Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
3. Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).
4. Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo ta một ngăn làm việc riêng của mỗi người.
5. Lên lịch làm việc hàng ngày.
6. Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).
7. Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và viết.
8. Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.
9. Tạo ra một ngăn kéo riêng để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
10. Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ.
11. Mua hộp hay giá đựng tạp chí để lưu trữ sách, tạp chí, danh mục liệt kê mà bạn muốn giữ.
12. Tạo ra một tập hồ sơ để đựng các bài trên các tạp chí hay quét chúng vào máy vi tính.
13. Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
14. Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
15. Không được chồng các tập hồ sơ lên nhau. Nó có thể làm một số giấy tờ trong hồ sơ bị rơi.
16. Không bao giờ cho quá nhiều đồ vào ngăn kéo. Nó có thể làm bạn khó kiếm được tài liệu.
17. Chia hồ sơ thành những tập nhỏ kèm theo những tập tài liệu bên trong.
18. Để những tập tài liệu cần thiết ở trước mặt.
19. Trả lời các cuộc gọi. Để lại tin nhắn và thời gian cụ thể bạn sẽ gọi nếu người mà bạn đang liên lạc không có mặt.
20. Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ.
21. Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
22. Giữ thực đơn của nhà hàng mà bạn thích để có thể gọi thức ăn hay đặt bữa tối trên đường về nhà.
23. Khi sử dụng nhiều tài khoản séc, bạn nên mã hóa màu trên các tấm séc để dễ dàng xác định.
24. Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó.
25. Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.
2. Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
3. Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).
4. Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo ta một ngăn làm việc riêng của mỗi người.
5. Lên lịch làm việc hàng ngày.
6. Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).
7. Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và viết.
8. Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.
9. Tạo ra một ngăn kéo riêng để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
10. Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ.
11. Mua hộp hay giá đựng tạp chí để lưu trữ sách, tạp chí, danh mục liệt kê mà bạn muốn giữ.
12. Tạo ra một tập hồ sơ để đựng các bài trên các tạp chí hay quét chúng vào máy vi tính.
13. Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
14. Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
15. Không được chồng các tập hồ sơ lên nhau. Nó có thể làm một số giấy tờ trong hồ sơ bị rơi.
16. Không bao giờ cho quá nhiều đồ vào ngăn kéo. Nó có thể làm bạn khó kiếm được tài liệu.
17. Chia hồ sơ thành những tập nhỏ kèm theo những tập tài liệu bên trong.
18. Để những tập tài liệu cần thiết ở trước mặt.
19. Trả lời các cuộc gọi. Để lại tin nhắn và thời gian cụ thể bạn sẽ gọi nếu người mà bạn đang liên lạc không có mặt.
20. Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ.
21. Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
22. Giữ thực đơn của nhà hàng mà bạn thích để có thể gọi thức ăn hay đặt bữa tối trên đường về nhà.
23. Khi sử dụng nhiều tài khoản séc, bạn nên mã hóa màu trên các tấm séc để dễ dàng xác định.
24. Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó.
25. Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.
