|
| Hình minh họa: Quá tải tại nơi làm việc: Lên kế hoạch trước |
Lập kế hoạch trước
Dù công việc của bạn là gì, bạn cũng sẽ có những việc làm theo kế hoạch (ngân quỹ, các cuộc gọi cần gọi, các cuộc họp cần tham gia, các báo cáo cần làm và những việc khác) và những việc bất chợt phát sinh (khi sếp bạn nảy ra một ý tưởng và cần thảo luận nó với bạn ngay lập tức).
Vấn đề: làm sao cân đối giữa những việc được đánh dấu KHẨN, những việc là ‘ưu tiên’ và những việc cần phải làm ngay lập tức …
Giải pháp: Hãy đặt ra kỳ hạn cho mọi công việc và tính xem mỗi việc bạn sẽ phải giải quyết trong bao lâu, sau đó lập ra một kế hoạch làm việc với các ưu tiên của bạn đặt lên hàng đầu, ví dụ như: buổi sáng: giải quyết vụ A, buổi chiều: tiếp khách hàng B.
Lời khuyên của chuyên gia của chúng tôi: “Việc đánh dấu tất cả các công việc thông thường của bạn là ý tốt, để bạn biết bạn sẽ phải làm những gì. Biết được khoảng thời gian bạn có được để giải quyết công việc sẽ giúp bạn đương đầu với chúng hiệu quả thêm một ít. Ví dụ, ngay khi bạn có được ngân sách của mình, hãy vạch ra bạn cần cái gì và làm các phép cộng tổng ngay, để sau đó bạn chỉ cần phải hoàn thiện thêm một chút chỗ này chỗ kia và thế là bạn không phải quá căng thẳng bởi dù sao bạn cũng đã gần như xong công việc đó.”
Nhưng cũng đừng đặt ra kế hoạch bất di bất dịch. Bạn cần phải linh hoạt để có thể giải quyết những việc khẩn cấp khi chúng xảy ra. Hoặc là bạn dàn xếp để một đồng nghiệp kết thúc hộ việc bạn đang làm để bạn có thể giải quyết công việc khẩn cấp đó, hoặc bạn báo cáo với sếp và nhóm của bạn là bạn sẽ giải quyết công việc khẩn cấp trước và hoàn tất việc bạn đang làm vào lúc khác.
Dù công việc của bạn là gì, bạn cũng sẽ có những việc làm theo kế hoạch (ngân quỹ, các cuộc gọi cần gọi, các cuộc họp cần tham gia, các báo cáo cần làm và những việc khác) và những việc bất chợt phát sinh (khi sếp bạn nảy ra một ý tưởng và cần thảo luận nó với bạn ngay lập tức).
Vấn đề: làm sao cân đối giữa những việc được đánh dấu KHẨN, những việc là ‘ưu tiên’ và những việc cần phải làm ngay lập tức …
Giải pháp: Hãy đặt ra kỳ hạn cho mọi công việc và tính xem mỗi việc bạn sẽ phải giải quyết trong bao lâu, sau đó lập ra một kế hoạch làm việc với các ưu tiên của bạn đặt lên hàng đầu, ví dụ như: buổi sáng: giải quyết vụ A, buổi chiều: tiếp khách hàng B.
Lời khuyên của chuyên gia của chúng tôi: “Việc đánh dấu tất cả các công việc thông thường của bạn là ý tốt, để bạn biết bạn sẽ phải làm những gì. Biết được khoảng thời gian bạn có được để giải quyết công việc sẽ giúp bạn đương đầu với chúng hiệu quả thêm một ít. Ví dụ, ngay khi bạn có được ngân sách của mình, hãy vạch ra bạn cần cái gì và làm các phép cộng tổng ngay, để sau đó bạn chỉ cần phải hoàn thiện thêm một chút chỗ này chỗ kia và thế là bạn không phải quá căng thẳng bởi dù sao bạn cũng đã gần như xong công việc đó.”
Nhưng cũng đừng đặt ra kế hoạch bất di bất dịch. Bạn cần phải linh hoạt để có thể giải quyết những việc khẩn cấp khi chúng xảy ra. Hoặc là bạn dàn xếp để một đồng nghiệp kết thúc hộ việc bạn đang làm để bạn có thể giải quyết công việc khẩn cấp đó, hoặc bạn báo cáo với sếp và nhóm của bạn là bạn sẽ giải quyết công việc khẩn cấp trước và hoàn tất việc bạn đang làm vào lúc khác.
