Sử dụng bộ công cụ văn phòng Microsoft Office hiện nay đã rất phổ biến. Công cụ Microsoft Outlook là một chương trình mail client  dùng để nhận và gửi email với nhiều tính năng hữu dụng như: tự động nhận gửi email trong khoảng thời gian qui định, lên lịch báo công việc theo thời gian, tạo các rule cho phép điều hướng email đến từng thư mục, từng tài khoảng…

Cho phép nhiều tài khoản email chạy đồng thời trên cùng một chương trình (thay vì với mỗi email phải vào một website để check mail)

Bài này sẽ hướng dẫn cách để cài đặt một tài khoảng gmail lên chương trình Microsoft Outlook để tận dụng các tính năng của công cụ này.

Bước 1: Active tính năng POP3 của tài khoản gmail

Đăng nhập vào tài khoản gmail. Vào mục cài đặt để kích hoạt tính năng pop 3 của gmail

Chọn Tab Chuyển tiếp và POP / IMAP

Mục tải xuống POP. Chọn vào “Bật POP cho thư đến từ bây giờ trở đi”

Sau đó chọn lưu thay đổi để chấp nhận.

Bước 2: Khai báo thông tin trong Microsoft Outlook 2003

Mở chương trình Microsoft Outlook 2003 lên. Nếu là lần đầu tiên bạn sử dụng , chương trình sẽ yêu cầu bạn khai báo thông tin về tài khoản. Từ lần thứ 2 trở đi chương trình sẽ không hỏi bạn khai báo yêu cầu nữa. Khi đó bạn hãy vào Tool  Email account để bắt đầu khai báo thông tin tài khoản:

Chọn Add a new email account  Chọn Next

Chọn POP3  Chọn next

Khai báo các thông tin như sau:
Yourname: tên đầy đủ của bạn vd: PHAM HOAI VU
Email address: địa chỉ email đầy đủ của bạn vd: vu.taingan@gmail.com
Incoming mail server: nhập pop.gmail.com
Outgoing mail server: nhập smtp.gmail.com
User: địa chỉ email đây đủ của bạn vd: vu.taingan@gmail.com
Password: nhập password.

Chọn more Setting để khai báo thêm các thông tin

Chọn tab outgoing Server. Chọn “My outgoing server (SMTP) requires authentication”

Qua tab Advanced

Mục Incoming Server (POP3): nhập 995
    Chọn “this server requies an encrypted connection (SSL)

Mục Outgoing Server (SMTP): nhập 465
    Chọn “this Server requires an encrypted connection (SSL)

Chọn Ok ,next, Finish để hoàn thành.

Bây giờ thì bạn có thể gửi và nhận mail trên Microsoft Outlook 2003 với tài khoảng Gmail rồi đó.